Pelsan Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası
PELSAN TEKSTİL ÜRÜNLERİ SANAYİ VE TİCARET A.Ş.
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
İşbu Pelsan Tekstil Ürünleri Sanayi ve Ticaret A.Ş. (“Şirket”) Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nın (“Politika”) temel amacı kişisel verilerini işlemekte olduğumuz çalışanlarımız, çalışan adaylarımız, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları ve kişisel verileri şirketimiz tarafından işlenen diğer kişilerin; Şirketin kişisel veri işleme faaliyetleri, bu kapsamda alınan önlemler, veri sahiplerinin hakları ve bu hakların kullanılma yöntemleri gibi konularda Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında bilgilendirilmesidir.
Tanımlar
Açık rıza | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza |
Anonim hale getirme | Kişisel verinin, kişisel veri niteliğini kaybedecek ve bu durumun geri alınamayacağı şekilde değiştirilmesidir. |
Veri sahibi | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi |
Kişisel veri | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. |
Özel nitelikli kişisel veri | Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli verilerdir. |
Kişisel verilerin işlenmesi | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem |
Veri sorumlusu | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi |
Veri işleyen | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi |
Kişisel Verilerin İşlenmesi
Temel Kurallar
Şirketimiz tüm Kişisel Veri İşleme faaliyetleri kapsamında Kanun’un 4.maddesi uyarınca aşağıda açıklanan ilkelere uygun şekilde hareket etmektedir.
Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun hareket etme:
Şirketimiz her türlü Kişisel Veri İşleme sürecinde, yürürlükte bulunan mevzuata uygun şekilde hareket etmekte ve dürüstlük kurallarına uymaktadır.
Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama:
Şirketimiz; işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamak için gerekli tedbirleri almaktadır.
Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme:
Şirketimiz, Kişisel Veri İşleme faaliyetlerini belirli ve meşru amaçlarla sınırlı tutmakta ve söz konusu amaçlara ilişkin olarak Veri Sahiplerini aydınlatma metinleri aracılığıyla açık bir şekilde bilgilendirmektedir.
İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma:
Şirketimiz tarafından Kişisel Veriler, temin edildikleri sırada Veri Sahibine bildirilen amaç için gerektiği ölçüde, bu amaçla bağlantılı ve sınırlı olarak işlenmektedir.
İlgili mevzuatta öngörülen veya ilgili amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme: Şirketimiz Kişisel Verileri yürürlükte bulunan mevzuat kapsamında belli bir süre belirlendiği takdirde bu süre boyunca muhafaza etmektedir. Mevzuatta bu şekilde bir süre belirlenmediği takdirde ise veri kullanım amacı ve Şirketimiz prosedürleri göz önünde tutularak makul saklama süreleri belirlenmekte ve veriler bu süre ile sınırlı şekilde saklanmaktadır.
Kişisel Verileri İşleme Şartları
Kişisel veri sahibinin açık rızası varsa,
Kanunlarda kişisel verinin işleneceğine ilişkin açık bir düzenleme var ise;
Kişisel veri sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınan kişinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin işlenmesi gerekli ise;
Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri işlenmesi zorunlu ise;
Kişisel veriler, kişisel veri sahibi tarafından alenileştirilmiş ise;
Kişisel veri işlenmesi bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise;
Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, şirketimizin meşru menfaatleri için kişisel veri işlenmesi zorunlu ise;
Şirketimiz tarafından kişisel veriler, Kanun’da belirtilen yukarıdaki kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve Kanun’da getirilen düzenlemelere uygun olarak işlenmektedir.
Özel nitelikli kişisel veriler ise kişisel veri sahibinin açık rızası var ise ancak işlenebilmektedir. Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenebilmektedir.
Şirket Tarafından İşlenen Kişisel Veri Tipleri
Şirketimiz tarafından toplanan kişisel verileriniz Şirketimiz ile kurmuş olduğunuz hukuki ilişkinin niteliğine göre (çalışan, çalışan adayı, ziyaretçi vb.) değişiklik gösterebilmektedir. Kanun’da belirtilen ilke ve işleme şartlarına uygun olarak ve Kanun’un 10. maddesi uyarınca ilgili kişiler bilgilendirilerek işlenen kişisel veri kategorileri şu şekilde sıralanabilmektedir.
Kimlik Bilgisi (gerekli olduğu ölçüde değişkenlik göstermek üzere, ehliyet, nüfus cüzdanı, ikametgâh, pasaport, vukuatlı nüfus cüzdanı örneği, evlilik cüzdanı gibi dokümanlarda yer alan tüm bilgiler, fotoğraf vb.)
İletişim Bilgisi (E-mail adresi, telefon numarası, cep telefonu numarası, adres vb.)
Özlük Bilgisi: çalışanlarımızın veya şirketimizle çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri.
Yan Haklar ve Menfaatler Bilgisi: çalışanlara sunduğumuz ve sunacağımız yan haklar ve menfaatlerin planlanması amacıyla işlenen kişisel verileriniz.
Çalışan Adayı Bilgisi: şirketimizin çalışanı olmak için başvuruda bulunmuş veya ticari teamül ve dürüstlük kuralları gereği şirketimizin insan kaynakları ihtiyaçları doğrultusunda çalışan adayı olarak değerlendirilmiş bireylerle ilgili işlenen özgeçmiş, iş başvuru formu, mülakat notları gibi kişisel veriler.
Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi: şirketin ve veri sahibinin hukuki menfaatlerini korumak amacıyla kişisel veri sahibinin aile bireyleri ve yakınları hakkındaki kimlik bilgisi, iletişim bilgisi gibi bilgiler.
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kanun’un 6ncı maddesinde belirtilen veriler.
Finansal Bilgi: Şirketimizin kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal ve muhasebesel sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin veri
Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi: fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler (örneğin giriş-çıkış kayıtları, parmak izi kayıtları, kamera kayıtları, ziyaretçi bilgileri).
İşlem Güvenliği Bilgisi: ticari faaliyetlerimizi yürütürken teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğimizi sağlamamız için işlenen kişisel verileriniz
Hukuki İşlem Bilgisi: adli ve idari mercilerden intikal eden bilgi talepleri ya da kararlarda yer alan veriler ile kanuni yükümlülüklerimiz kapsamında işlenen kişisel verileriniz.
Denetim ve Teftiş Bilgisi: şirketimizin kanuni yükümlülükleri ile veri sahibiyle ilişkilendirilen yasal takip ve haklarımızı ileri sürmemize ilişkin her türlü kayıt ve işleme ilişkin bilgiler
Şirket Tesisleri Kamera ile İzleme
Şirketimiz yerleşkelerini ziyaret etmeniz halinde, kapalı devre kamera sistemi aracılığıyla görsel verileriniz elde edilebilecek ve yalnızca aşağıda sayılan amaçlar için gerekli süre boyunca saklanabilecektir. Kapalı devre kamera sistemi kullanımı ile anti sosyal davranışların ve suç teşkil eden davranışların önlenmesi ve takip edilmesi, Şirketimiz yerleşkelerinin ve Şirketimiz yerleşkelerinde yer alan araç ve gereçlerinin güvenliğinin tesisi, Şirketimiz yerleşkelerini ziyaret eden ziyaretçilerin ve çalışanların sağlığının ve güvenliğinin korunması amaçlanmaktadır. Güvenlik amaçlarını aşan şekilde kişinin mahremiyetine müdahale sonucu doğurabilecek alanlar izlemeye tabi tutulmamaktadır. Şirketimiz, genel hususlara ilişkin olarak yaptığı aydınlatmanın yanı sıra izlemenin yapıldığı alanların girişlerine izleme yapılacağına ilişkin bildirim yazısı ile uyarı levhaları yerleştirmektedir. Böylelikle, kişisel verileri işlenen veri sahiplerinin haklarının korunması ve kişisel veri işlenmesinde şeffaflığın sağlanması amaçlanmaktadır. Kapalı devre kamera sistemi aracılığıyla elde edilen verilerinizin güvenliğinin sağlanması için gerekli her türlü teknik ve idari önlem ise Şirketimiz tarafından alınmaktadır.
Şirket Çalışan ve Misafirlerine Sağlanan İnternet Erişimine İlişkin Kayıtların Saklanması
Şirketimiz tarafından güvenliğin sağlanması ve bu Politika’da belirtilen amaçlarla; misafirlerin ve çalışanlarımızın tesislerimiz içerisinde kaldığı süre boyunca internet erişimlerine ilişkin log kayıtları 5651 Sayılı Kanun ve bu Kanuna göre düzenlenmiş olan mevzuatın amir hükümlerine göre kayıt altına alınabilmektedir.
Bu çerçevede elde edilen log kayıtlarına Bilgi Teknolojileri bölümünden yalnızca sınırlı sayıda Şirket çalışanının erişimi bulunmaktadır.
Bu kayıtlar ancak yetkili kamu kurum ve kuruluşları tarafından talep edilmesi veya şirket içinde gerçekleştirilecek denetim süreçlerinde ilgili hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirmek amacıyla işlenmekte ve üçüncü kişilerle paylaşılmaktadır.
Kişisel Veri İşleme Amaçlarımız
Elde edilen kişisel verileriniz, Şirketimiz tarafından Kanun’un 5’inci ve 6’ncı maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları kapsamında ve aşağıda sayılan amaçlar dahilinde işlenebilecektir:
Şirket operasyonlarının ile işleyişinin ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesi için gerekli faaliyetlerin icrası
Yasal düzenlemelerin gerektirdiği hukuken gerekli işlemlerin, kayıtların, bildirimlerin gerçekleştirilmesi ile yükümlülüklerin ifası
Satın alım, satış, teslimat veya ticari ilişkiler çerçevesinde ilgili kişilerle iletişim kurulması
İnsan kaynakları süreçlerinin ve ihtiyaçlarının planlanması ve icrası
Personel istihdamına ilişkin süreçler ile iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi
Çalışan adaylarının başvuru süreçlerinin yürütülmesi
Çalışanların iş faaliyetlerinin takibi ve/veya denetimi
Çalışanlar için yan haklar ve menfaatlerin planlanması ve icrası
Çalışanlar için ücret yönetimi
Çalışanların eğitim süreçlerini desteklenmesi, mesleki gelişim faaliyetlerinin yürütülmesi
Acil durum yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası
Fiziksel mekan güvenliğinin temini
Taşınır mal ve kaynakların güvenliğinin temini
Şirket yerleşkesinin, demirbaşlarının ve kaynaklarının güvenliğinin temini
Şirket çalışanlarının ve ziyaretçilerin güvenliğinin temini
İş Sağlığı ve/veya güvenliği süreçlerinin planlanması ve/veya icrası
Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi
Bilgi güvenliği ve veri güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası
Tedarikçi, iş ortağı yönetimi ile danışmanlık/hizmet alımına yönelik süreçlerinin planlanması ve icrası
Yetkili kurum ve kuruluşlara hukuki yükümlülük nedeniyle bilgi verilmesi ve/veya denetime ilişkin faaliyet ve yükümlülüklerin ifası
Yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi
Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi
Mal/Hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi
Mal satış ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi
Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi
Lojistik faaliyetlerinin yürütülmesi
Şirketler ve ortaklık hukuku işlemlerinin gerçekleştirilmesi
Kişisel Verilerin Saklanması, Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi
Şirketimiz, kişisel verilerin saklanma sürelerini belirlerken yürürlükte bulunan mevzuatı ve sürece konu olan verilerin işlenme amaçlarını göz önünde tutarak tespit yapmaktadır. Bu kapsamda, Kişisel Veri İşleme faaliyetine ilişkin yasal yükümlülükler ile zamanaşımı süreleri söz konusuysa mutlaka dikkate alınmaktadır. Mevzuatta ilgili kişisel veri tiplerinin saklanması için belirli bir süre öngörülmediği durumda, her veri işleme amacına özgü olarak muhafaza süreleri belirlenmektedir. Bu kapsamda muhafaza süreleri, şirketimizin uygulamaları ve ticari yaşamın teamülleri dikkate alınarak belirlenmektedir.
Kişisel veriler; işleme amacı dışında olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi, kişisel veri ile ispat edilebilecek bir hakkın ileri sürülebilmesi, savunmanın tesis edilmesi ve yetkili kamu kuruluşlarından gelen bilgi taleplerinin yanıtlandırılması amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zamanaşımı süreleri ile aynı konularda şirket uygulamaları dikkate alınmaktadır. Şirketimiz, belirtilen süreler sona erdiğinde, farklı bir hukuki sebep bulunmaması halinde, ilgili kişisel verileri silmekte veya anonim hale getirmektedir. Ayrıca kişisel veri sahibinin talebi üzerine, verilerin saklanmasını gerektiren farklı bir yasal zemin bulunmaması halinde, kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verileriniz, insan kaynakları süreçlerinin yönetimi, sözleşmeden ve kanunlardan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, iş güvenliğinin sağlanması ve geliştirilmesi amaçlarıyla ve ayrıca Şirketimizin ve Şirketimizle iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini; Şirketimizin idaresi, işin yürütülmesi ve şirket politikalarının belirlenmesi ve uygulanması amaçlarıyla; şirketin meşru menfaatleri, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, sözleşmenin ifası, hakkın tesisi, kullanılması ve korunması hukuki sebeplerine dayalı olarak tedarikçilerimiz, hizmet sağlayıcıları, iş ortaklarımız, iştiraklerimiz, hissedarlarımız, denetçilerimiz ve grup şirketlerimiz ile kanunen yetkili kamu kurumları ile özel kişilerle paylaşılabilecektir.
Kişisel verilerinizin paylaşıldığı bu durumlarda Şirketimiz, verilerin paylaşıldığı tarafın bu Politika’da yer alan kurallara ve mevzuatta yer alan hükümlere uygun şekilde işleme ve aktarım faaliyetinde bulunması için gerekli önlemleri almaktadır.
Kişisel Verilerinizin yurt dışına aktarımı ise ancak;
Açık Rızanızın bulunması, veya
Açık Rızanızın temin edilmediği ancak Kanun’da belirtilen diğer veri işleme şartlarından bir veya birkaçının karşılandığı hallerde;
Verilerin aktarıldığı ülkede Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararı uyarınca yeterli koruma bulunması ve
Verilerin aktarıldığı ülkede yeterli koruma bulunmaması durumunda Şirketimizin ilgili yabancı ülkedeki Veri Sorumlusu ile birlikte yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun izninin alınması kaydı ile gerçekleştirilebilecektir.
Veri Güvenliği
Şirketimiz, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, kendi bünyesinde kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin ve bu verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi için gerekli teknik ve idari önlemleri almaktadır.
Bu kapsamda, Şirketimiz Kanun’un 12. maddesi uyarınca Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimlerin yapılmasını sağlamakta, veri işleme faaliyetlerinin Kanun’a uyumunu temin etmekte, şirket içerisinde erişilen verilerin niteliğine uygun yetkilendirmeler yapmakta, kişisel verilere erişim yetkisi bulunanlar başta olmak üzere tüm çalışanlarını Kanun kapsamındaki görev ve sorumlulukları ile ilgili olarak eğitmek ve bilgilendirmek için gerekli aksiyonları almakta, Şirket tarafından kişisel verilerin aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasına ilişkin hükümler eklenmektedir.
Veri Sahiplerinin hakları
Kanun’un 11. maddesine göre Veri Sahipleri, Veri Sorumlusuna karşı aşağıdaki haklara sahiptir:
Kendisi ile ilgili Kişisel Veri işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
Kişisel Verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
Yurt içinde veya yurt dışında Kişisel Verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
Kişisel Verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme.
İlgili mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde Kişisel Verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme, yapılan işlemlerin, Kişisel Verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
Kişisel Verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Kanun’un 28. maddesinin 2. fıkrası veri sahiplerinin talep hakkı bulunmayan halleri sıralamış olup bu kapsamda;
Kişisel Veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
İlgili Kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,
Kişisel Veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,
Kişisel Veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması,
hallerinde verilere yönelik olarak zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç olmak üzere yukarıda belirlenen haklar kullanılamayacaktır.
Veri Sahipleri Tarafından Hakların Kullanılması
Haklarınıza ilişkin taleplerinizi http://www.pelsantekstil.com.tr ulaşabileceğiniz Veri Sahibi Başvuru Formu’nu doldurarak, tarafımıza iletmeniz durumunda, talebinizin niteliğine göre talebiniz en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.
Sizin adınıza üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için, bu üçüncü kişiye noterlikçe düzenlenmiş özel vekaletname vermiş olmanız gerekmektedir.
Şirketimiz, başvuruda bulunan kişinin Veri Sahibi olup olmadığını tespit etmek adına İlgili Kişiden bilgi talep edebilecek, başvuruda belirtilen hususları netleştirmek adına, Veri Sahibine başvurusu ile ilgili sorular yöneltebilecektir.
